Ecco perché risulta essere sempre più importante la figura di uno specialista, un tecnico di qualità, che abbia le competenze giuste per consigliare il professionista o lo studio professionale – avvocati, notai, ingegneri, architetti, solo per citarne alcuni – , che si vede toccato direttamente dall’argomento della conservazione di lunga durata dei documenti digitali e si trova a doversi allineare con regole e normative tali da garantire nel tempo valore probatorio, riservatezza, integrità, fruibilità e ultima, ma non ultima per importanza, l’autenticità dei dati.
Il tecnico si occuperà di gestione e conservazione di documenti informatici e di trasformazione del cartaceo in digitale, per il tempo previsto dalle norme e rispettando le norme sulla privacy.
Un lavoro importante da svolgersi presso lo studio professionale o dall’esterno, fornendo una conforme sicurezza informatica per il trattamento dei dati personali del cliente – sia che si tratti di pec, firma digitale, contratti, notifiche in formato digitale o altro –, per il tempo e con le modalità adeguati alle innovazioni informatiche e tenendo conto dei programmi con cui sono stati posti in essere oggi i documenti e che in un prossimo futuro non saranno più esistenti, o si saranno evoluti in altro, portando con sé la possibilità di non poterne più fruire.
Da qui l’importanza di giocare d’anticipo, cercando di evitare per tempo di trovarsi nella spiacevole situazione di perdita di dati fondamentali e aventi valore probatorio.