L'utilità del PDF/A per la conservazione ed archiviazione digitale
Avvocati, ingegneri e professionisti archiviano mole di dati.
Ció avviene sempre nel modo corretto?
Abbiamo già parlato, in un nostro precedente articolo, dell’utilità del PDF/A, quale egregio strumento di conservazione dei documenti in formato digitale; data l’importanza dell’argomento, lo riaffrontiamo mettendo in evidenza ulteriori aspetti.
Intanto, occorre specificare la differenza che sussiste tra:
- conservazione digitale, il cui fine è quello di far sì che un documento, attraverso processi di autenticazione digitale, sia sempre leggibile, immodificabile e disponibile temporalmente in tutta la sua autenticità ed integrità, assumendo così un valore legale equiparabile a quello dei valori bollati cartacei;
- archiviazione digitale, la quale consente una facile e razionale individuazione e rintracciamento del documento che è stato collocato all’interno di uno spazio digitale.
Normativa di riferimento
L’art. 2220 del codice civile cita quanto segue:
“Conservazione delle scritture contabili.
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti”
Fondamentali risultano essere il Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs n. 82/2005), le Linee guida Agid e il Regolamento eIDAS 910/2014, una normativa mai ferma e ricca di novità.
La figura del consulente informatico
Ecco perché risulta essere sempre più importante la figura di uno specialista, un tecnico di qualità, che abbia le competenze giuste per consigliare il professionista o lo studio professionale – avvocati, notai, ingegneri, architetti, solo per citarne alcuni – , che si vede toccato direttamente dall’argomento della conservazione di lunga durata dei documenti digitali e si trova a doversi allineare con regole e normative tali da garantire nel tempo valore probatorio, riservatezza, integrità, fruibilità e ultima, ma non ultima per importanza, l’autenticità dei dati.
Il tecnico si occuperà di gestione e conservazione di documenti informatici e di trasformazione del cartaceo in digitale, per il tempo previsto dalle norme e rispettando le norme sulla privacy.
Un lavoro importante da svolgersi presso lo studio professionale o dall’esterno, fornendo una conforme sicurezza informatica per il trattamento dei dati personali del cliente – sia che si tratti di pec, firma digitale, contratti, notifiche in formato digitale o altro –, per il tempo e con le modalità adeguati alle innovazioni informatiche e tenendo conto dei programmi con cui sono stati posti in essere oggi i documenti e che in un prossimo futuro non saranno più esistenti, o si saranno evoluti in altro, portando con sé la possibilità di non poterne più fruire.
Da qui l’importanza di giocare d’anticipo, cercando di evitare per tempo di trovarsi nella spiacevole situazione di perdita di dati fondamentali e aventi valore probatorio.
Daniela V.
