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pdfaPilot è la soluzione per la conversione di PDF (Word-Excel-Outlook-email) in PDF o PDF/A sicuri e ricercabili, per l’archiviazione secondo le normative di custodia dei file digitali per il lungo periodo. pdfaPilot è costruito sulla stessa affidabile tecnologia di Adobe Acrobat ed è disponibile in molte versioni a seconda delle necessità: per l’uso su singolo computer, per automatizzare i processi di creazione e per l’integrazione in sistemi terze parti tramite API.

PDF secondo le normative PDF/A

Molte normative impongono che i documenti (PDF, email, scansioni) debbano essere conservati per un certo periodo di tempo. La durata richiesta per la conservazione è variabile da alcuni anni a molte decine di anni.

Il formato di archiviazione per eccellenza è lo standard ISO PDF/A (PDF per Archiviazione). Questo standard ISO definisce tre differenti versioni di PDF/A; callas pdfaPilot può convertire i documenti e le email nel formato PDF/A richiesto a seconda delle situazioni. L’utilizzo di informazioni aggiuntive sui lavori (metadati) è supportato in modo completo; pdfaPilot è configurabile, e può adattarsi a qualsiasi metodo di lavoro.

L’archiviazione dei documenti è un’operazione fondamentale sia in termini del normale lavoro che oramai anche dal punto di vista legale. Callas pdfaPilot è stato collaudato a fondo ed è conforme agli standard ISO, come dimostrato dal test Isartor Test Suite. La qualità di pdfaPilot è garantita, perché si basa sulla stessa tecnologia utilizzata in Adobe Acrobat.

vedi l’articolo PDF/A
pdfa.org

CONVERSIONE diretta

Il modo migliore di ottenere un PDF/A è di crearlo correttamente all’origine. Per questo, Callas pdfaPilot è in grado di convertire in PDF i file di Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Project, Publisher e Visio semplicemente trascinando il file sopra i settaggi di conversione.

È sufficiente trascinarli sulla finestra di pdfaPilot e la conversione viene eseguita subito, si massimi livelli di qualità.

Anche i documenti OpenOffice sono supportati, così come quelli di Pages e Keynote su macOS. Grazie alla tecnologia Adobe integrata Callas pdfaPilot può convertire anche file EPS e PostScript senza la necessità di avere Acrobat Distiller installato sul computer.

CONVERSIONE di email ed Allegati in pdf/a

Le email sono uno strumento fondamentale nella comunicazione tra aziende. Diversi paesi hanno adottato leggi e regolamenti per l’archiviazione sostitutiva delle comunicazioni, sia per l’utilizzo nei procedimenti giudiziari, sia per le pratiche amministrative e contabili.

Poiché i messaggi email sono gestiti dai server dei rispettivi provider, non c’è la garanzia che un messaggio ricevuto oggi sarà ancora disponibile tra alcuni anni.

Inoltre, gli allegati ai messaggi email richiedono l’utilizzo di applicazioni specifiche (spesso proprietarie) per essere letti. pdfaPilot consente di archiviare i messaggi email, compresi tutti gli allegati, in formato PDF/A: i messaggi di oggi saranno così leggibili e consultabili per decine di anni a venire.

Anche in assenza di una normativa precisa, ci sono buone ragioni per archiviare i messaggi email in un formato standard garantito. La gran parte delle comunicazioni aziendali di grande importanza viene scambiata tramite email: diventa sempre più urgente trovare un modo per conservare le informazioni in modo strutturato, coerente con gli altri documenti, il cui contenuto sia facilmente ricercabile.

Controllo conformità PDF/UA e conversione IN epub

Grazie alle funzioni di controllo delle strutture di tag interne ai PDF, Callas pdfaPilot è ottimizzato anche per l’esportazione in PDF/UA, lo standard ISO per i documenti universalmente accessibili.
Sempre più paesi stanno adottando regolamenti che richiedono la creazione di documenti accessibili alle persone con disabilità. Di conseguenza, il controllo di conformità con lo standard PDF/UA acquisisce sempre più rilevanza per gli integratori di sistemi, la pubblica amministrazione, le grandi aziende.

Il vantaggio di utilizzare i PDF con tag in pdfaPilot va oltre le esigenze di archiviazione: la struttura del contenuto dei PDF/UA può essere sfruttata per la creazione automatica di ePub, direttamente da file PDF.

La conversione da PDF ad ePub consente di trasformare PDF strutturati in eBook pronti per l’utilizzo su smartphone e tablet.

Funzionalità

  • Controllo di conformità dei PDF rispetto agli standard PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 e  PDF/A-4 (ISO 19005-1, 19005-2, 19005-3 e 19005-4)
  • Conversione di PDF in PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 o PDF/A-4 con esecuzione di tutte le correzioni necessarie
  • Conversione di email (Apple Mail, Thunderbird e Outlook) in PDF/A
  • Conversione di file PDF in ePub e HTML
  • Supporto di tutti i livelli di conformità PDF/A (da PDF/A-1b a PDF/A-4f)
  • Supporto dello standard PDF/A-4
  • Supporto dello standard PDF/X-6
  • Supporto dello standard PDF/VT-3
  • Supporto dello standard PDF/A-4e (sostituirà PDF/E Engeneering)
  • Ottimizzazione dei PDF per facilitare la creazione di file PDF/UA
  • Inclusione e/o sostituzione di font mancanti per la gestione dei glifi mancanti
  • Ottimizzazione di tutte le informazioni sui colori per la conformità allo standard PDF/A-1
  • Normalizzazione dei commenti e dei campi modulo rispetto alle specifiche richieste dallo standard PDF/A-1
  • Rimozione degli elementi non ammessi nello standard, come i livelli o i contenuti interattivi
  • Compressione delle immagini conforme agli standard PDF/A
  • Creazione di documenti PDF/A ottimizzati per la visualizzazione web, per il caricamento e la visualizzazione veloci
  • Rende i metadati compatibili con gli standard PDF/A
  • Gestione della versione PDF secondo le specifiche PDF/A
  • Esegue correzioni e aggiustamenti senza perdita di informazioni
  • I report chiari e leggibili forniscono tutte le informazioni sui controlli e le correzioni eseguiti
  • Migliora l’accessibilità generale del contenuto dei file PDF/A
  • Disponibile in inglese, tedesco, francese, italiano, spagnolo, giapponese
  • Con il formato PDF/A-4 è possibile includere non solo altri PDF/A, ma anche qualsiasi tipo di file come allegato PDF (Word, Excel, XML, ecc.)
  • Conversione in PDF/A garantita: prova automaticamente diversi metodi di conversione per creare il miglior PDF/A possible
  • Conversione migliorata nei PDF/A-2 per campi modulo, annotazioni, metadati a livello oggetto; possibilità di rimuovere le firme non compatibili durante la conversione in PDF/A-2
  • Creazione, verifica ed elaborazione di fatture secondo le normative ZUGFeRD

GESTIONE METADATI

  • Browser dei metadati del documento e dei metadati delle immagini incorporate;
  • Supporto di tutti gli standard di mercato più diffusi: Dublin Core, IPTC, PRISM, GWG AdTicket/AdsML, PLUS, EXIF, Camera Raw;
  • Ottimizzazione dei metadati per l’indicizzazione in Yahoo, Wikipedia, Amazon, Google and AskMetaFilter;
  • Supporto delle informazioni GPS per l’utilizzo in Google Maps, OpenStreetMap e Google Earth;
  • Esportazione in XML di tutti i metadati del documento a livello di oggetto, per la gestione delle licenze di utilizzo delle immagini;
  • Possibilità di definire schemi di estensione per metadati personalizzati, come richiesto dagli standard PDF/A, grazie al nuovo Editor di schemi di estensione;
  • Possibilità di incorporare schemi di metadati personalizzati (per esempio: dati provenienti da gestionali aziendali) per la conservazione sicura all’interno dei file PDF/A.

Con la versione Callas pdfaPilot Server è possibile implemetare automatismi e processi per snellire controlli e conversioni eseguibili con la versione Desktop.

Requisiti di sistema

  • Mac (Intel): macOS, version 10.7 or newer, 64-bit-compliant
  • Windows:
    • Windows 7 or newer
    • Windows Server 2008 R2 or newer

Versioni e prezzi

pdfaPilot
Desktop

380,00 € + iva (incluso primo anno di aggiornamenti sw)

macOS – Windows

pdfaPilot
Server / CLI

5.400,00 € + iva (incluso primo anno di aggiornamenti sw)

macOS – Windows – Linux – Sun Solaris – IBM AIX

pdfaPilot
ASP

Su richiesta in funzione delle piattaforme.

macOS – Windows – Linux – Sun Solaris – IBM AIX

pdfaPilot
SDK /ASP

Su richiesta in funzione delle piattaforme.

macOS – Windows – Linux – Sun Solaris – IBM AIX

*Listino prezzi ad hoc per istituzioni governative e scolastiche.

Per approfondimenti:

Controlla i PDF, con gli strumenti gratuiti di pdfToolbox

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